Odpověď jednotlivá
6. 11. 2018
Předmět: Komunikace úředníků s občany formou emailů
Dotaz: Proč úředníci v naprosté většině nepotvrdí příjem nějakého emailu, dokonce i v případě, že jsou o to přímo v textu požádáni?
Nejde o to, zda a jak danou věc dále řeší.
Jde o to, že email je nespolehlivý tech.prostředek, může skončit ve spamech ... a pokud adresát nedá najevo že mail došel, odesílatel je v nejistotě.
Považuji za elementární slušnost aspoň napsat dvě slova "Potvrzuji příjem", činnost na 10 vteřin, ale je to asi utopie. Bohužel.
Nejde o to, zda a jak danou věc dále řeší.
Jde o to, že email je nespolehlivý tech.prostředek, může skončit ve spamech ... a pokud adresát nedá najevo že mail došel, odesílatel je v nejistotě.
Považuji za elementární slušnost aspoň napsat dvě slova "Potvrzuji příjem", činnost na 10 vteřin, ale je to asi utopie. Bohužel.
Odpověď (kancelář tajemnice):
Dobrý den pane Černý,
standardem a součástí prozákaznické kultury našeho úřadu je vyřizovat e-mailové žádosti a dotazy klientů tentýž den, kdy byly doručeny. Vyžaduje-li odpověď více času(nebo nejsme schopni tentýž den e-mail vyřídit), je důležité o tom obratem klienty informovat (např. „K Vašemu dotazu potřebujeme zjistit další informace a odpovíme Vám v průběhu …“). S ohledem na zásady time managementu je vhodné věnovat emailové poště například dva souvislejší časové úseky (například ráno a po obědě). Minimálně je požadována kontrola pošty 1 x denně.
Pokud mi sdělíte konkrétní adresáty, tak zjistím příčiny a zajistím nápravu.
S pozdravem Jan Havlík - tajemník MěÚ
standardem a součástí prozákaznické kultury našeho úřadu je vyřizovat e-mailové žádosti a dotazy klientů tentýž den, kdy byly doručeny. Vyžaduje-li odpověď více času(nebo nejsme schopni tentýž den e-mail vyřídit), je důležité o tom obratem klienty informovat (např. „K Vašemu dotazu potřebujeme zjistit další informace a odpovíme Vám v průběhu …“). S ohledem na zásady time managementu je vhodné věnovat emailové poště například dva souvislejší časové úseky (například ráno a po obědě). Minimálně je požadována kontrola pošty 1 x denně.
Pokud mi sdělíte konkrétní adresáty, tak zjistím příčiny a zajistím nápravu.
S pozdravem Jan Havlík - tajemník MěÚ
